Odlučili se organizirati event. Imate odličan proizvod ili uslugu, obljetnicu ili neku drugu prigodu koju želite podijeliti s poslovnim partnerima, potencijalnim partnerima, klijentima, suradnicima, zaposlenicima, medijima… Budžet vam je ograničen pa tražite način kako da spojite sve stavke i ne razočarate sebe i goste. Odredili ste budžet i krećete u planiranje. Upravo je planiranje do najsitnije pojedinosti najbitnije za savršene evente.
- Mjesto i vrijeme – prilagodite ih namjeni, ali i osobama koje planirate pozvati. Mjesto radnje je važno zbog budžeta i najzgodnije ga je organizirati u svom vlastitom prostoru. No, uvijek su opcija restorani pa čak i veći kafići u kojima se fizički može odijeliti prostor za posebna događanja.
- Pozivnice – kako biste ubrzali, ali i izbjegli dodatne troškove, pozivnice možete poslati i e-mailom. Gostima na pozivnici možete poslati i link na kartu kako bi vas lakše pronašli, a možete im i sugerirati gdje da ostave automobil ili koji im je najbliži javni prijevoz. Ako je event od većeg značenja za vašu tvrtku i vaše poslovanje tiskane pozivnice su dobrodošle. Ukoliko je potrebna svečanija odjeća ne zaboravite u pozivnici i to naglasiti svojim gostima. Dan prije eventa ih možete i telefonom podsjetiti na dolazak.
- Dekoracija/brending – cvijeće je „must have“ jer će dati svečanu notu svakom događaju. O vama ovisi koliko ćete se dodatno potruditi oko vlastitog brendinga. Ako imate vizuale možete ih postaviti na mjesta na kojima će biti uočljivi, ali ne i pretjerano napadni. Također, iskoristite i vlastite proizvode, brošure i ostale materijale koji svjedoče o vašem uspješnom poslovanju.
- Hrana/piće – na većini evenata je uobičajeno da se gostima ponudi poneki zalogajčić. Kanapei, keksi, voće, kava, sokovi i alkoholna pića su dio koji ne možete olako zaobići i ovo je možda i dio u koji se isplati uložiti najveći dio budžeta.
- Program/voditelj/scenarij – kada veliki dan dođe čini vam se da ste sve odradili, ali iznimno je bitno i korak po korak isplanirati sam event. Obraćanje gostima i pozdravni govor možete odraditi sami (nemojte se oslanjati na dar govora, nego govor unaprijed napišite). A ako vam to budžet dopušta, možete angažirati i profesionalne voditelje koji će u vaše ime voditi cijeli događaj i svemu dati jednu luksuzniju i svečaniju notu.
- Pokloni za goste – ne zaboravite svoje goste darivati na odlasku. Vlastiti proizvodi ili usluge su uvijek najbolji poklon, no možete ih darivati i u suradnji s drugim poslovnim partnerima koji na taj način mogu iskoristiti prostor za vlastitu promociju.
Sitnice na koje ne biste trebali zaboraviti su glazba koja uvijek određuje atmosferu, te druženje sa svim gostima kako se nitko ne bi osjetio zanemarenim. Iako organizacija eventa iziskuje vrijeme i određen budžet, ulaganje se uglavnom višestruko isplati. Svojim poslovnim parterima, suradnicima i važnim klijentima poručuje da cijenite suradnju, a i opuštenija atmosfera pomaže u uspostavljanju ležernijih odnosa i čvršćem povezivanju.
Unatoč stalnim pričama kako PR industriji u Hrvatskoj nikad nije bilo teže, tržište je postalo bogatije za još jednu agenciju. Nakon višegodišnjeg iskustva u medijima i odnosima s javnošću Marina Karamatić Sopić i Ivana Očevčić, autorice članka, odlučile su pokrenuti Ambrela komunikacije. Kontakt-informacije: Telefon 01 3382 042, E-mail adresa Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Potrebno je omogućiti JavaScript da je vidite., Web stranica Ambrela.hr Foto: venuesforbusiness.co.uk
